1. Objet de l’annexe
Cette annexe s’applique lorsque le client professionnel détermine les finalités et moyens essentiels d’un traitement concernant ses propres clients ou contacts et confie à MAHN CONSULTING, exploitant la marque Guichet Forma, des opérations techniques pour préparer ou suivre une annonce, une formalité ou un dépôt.
2. Traitement confié
- Objet
- Hébergement, structuration, préremplissage, génération documentaire, transmission, suivi et assistance.
- Durée
- Durée du contrat et conservation documentée du dossier, sous réserve des obligations légales.
- Personnes
- Clients du cabinet, représentants, dirigeants, associés, bénéficiaires, salariés, contacts et signataires.
- Données
- Identité, coordonnées, données d’entreprise, mandats, pièces juridiques, données financières nécessaires et traces de validation.
- Instructions
- Paramétrage et actions du client, commande validée, demandes écrites et présentes conditions.
3. Engagements de MAHN CONSULTING
- traiter les données uniquement sur instructions documentées, sauf obligation légale ;
- garantir la confidentialité des personnes autorisées ;
- mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées aux risques ;
- aider raisonnablement le client pour les droits, violations, analyses d’impact et contrôles ;
- informer le client si une instruction paraît contraire au droit applicable ;
- supprimer ou restituer les données en fin de prestation selon le choix documenté et les obligations légales ;
- mettre à disposition les informations nécessaires à la démonstration de la conformité.
4. Sous-traitants ultérieurs
Le client autorise de manière générale le recours aux prestataires nécessaires à l’hébergement, la messagerie, le paiement, la signature, la publication et la transmission. La liste, la localisation et le rôle de ces prestataires doivent être tenus à jour. Une modification significative est annoncée afin de permettre une objection motivée.
5. Violations
MAHN CONSULTING informe le client dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation affectant les données confiées, avec les informations disponibles permettant au client de respecter ses propres obligations.
6. Obligations du client
Le client garantit la licéité de la collecte, l’information des personnes, la pertinence des instructions, la minimisation des données, la gestion des habilitations et l’existence des mandats nécessaires. Il ne transmet pas de données sans rapport avec le dossier.